Jak załatwić sprawy urzędowe bez ruszania się z fotela

Program sektorowy „Bankowcy dla Edukacji” to jeden z największych programów edukacji finansowej w Europie. Jest on realizowany z inicjatywy Związku Banków Polskich przez Warszawski Instytut Bankowości. Jego celem jest edukowanie uczniów, studentów i seniorów w zakresie podstaw praktycznej wiedzy dotyczącej ekonomii, finansów i bankowości.

Gmina Kędzierzyn-Koźle współpracuje z powyższymi instytucjami od 2017 roku, promując w ten sposób rozwój przedsiębiorczości na terenie miasta. Poniżej publikujemy kolejny z cyklu artykułów. Tym razem poświęcony jest profilowi zaufanemu i podpisom elektronicznym.

Załatwienie urzędowej sprawy bez wychodzenia z domu? To możliwe. Potrzebny jest jednak do tego bezpieczny podpis elektroniczny lub Profil Zaufany.

Wystawanie w kolejkach w urzędzie, szpitalu, czy Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych może być bardzo uciążliwe, szczególnie dla osób starszych. Tego trudu przy załatwianiu rożnego rodzaju formalności zaoszczędzą nam dwa nowoczesne narzędzia potwierdzające naszą tożsamość na odległość. Dzięki ich wykorzystaniu nie będziemy musieli osobiście fatygować się z dowodem osobistym do różnego rodzaju instytucji, wystarczy nam komputer z dostępem do Internetu.

E-podpis tak samo ważny jak własnoręczny…

Pierwszym z tych rozwiązań jest bezpieczny e-podpis. Jest on tak samo ważny jak podpis własnoręczny. Możemy go jednak złożyć na odległość, potwierdzając w ten sposób różnego rodzaju deklaracje podatkowe, pisma urzędowe, podania o udostępnienie dokumentacji medycznej, czy umowy zawierane z innymi osobami, czy firmami.

… a jest dużo bezpieczniejszy

Stosowanie takiego rodzaju e-podpisu jest nawet bezpieczniejsze niż odręczne sygnowanie dokumentów, jest on bowiem nie do podrobienia. Bezpieczny podpis elektroniczny ma określoną strukturę, a także powstaje przy użyciu odpowiednich algorytmów kryptograficznych. Jest on przypisany tylko i wyłącznie do jednej osoby i składany jest przy pomocy urządzeń i danych właściwych tylko dla niej. Jego złożenie zaś pod jakimś podaniem, umową, deklaracją sprawia, że od tego momentu wszystkie zmiany dokonane w takim dokumencie będą od razu widoczne. Uniemożliwia to więc dopisanie czegoś czy też usunięcie w dokumencie bez wiedzy osoby, która potwierdziła go e-podpisem.

Zakup sprzętu i opłaty roczne

Rozwiązanie to wiąże się jednak z pewnymi stałymi kosztami. Na początku trzeba zainwestować w certyfikowany zestaw z odpowiednim urządzeniem, które pozwoli składać e-podpis. To wydatek rzędu 250 - 300 zł. Później, co roku, konieczne będzie odnowienie abonamentu, co kosztuje ok. 100 zł.

Zestaw pozwalający na składanie tego rodzaju e-podpisu można kupić tylko i wyłącznie u producentów certyfikowanych przez państwo.

W skład zestawu wchodzi karta kryptograficzna, na której będzie przechowywany certyfikat właściwy danej osobie, czytnik tejże karty, który należy podłączyć do komputera, i płyta z odpowiednim oprogramowaniem, które trzeba na komputerze zainstalować.

Potrzebny będzie certyfikat kwalifikowalny

Zanim będzie można rozpocząć sygnowanie dokumentów bezpiecznym e-podpisem, konieczne będzie uzyskanie odpowiedniego certyfikatu i wgranie go na kartę kryptograficzną. Aby to zrobić, należy wygenerować na komputerze właściwe dokumenty, które trzeba dostarczyć do wystawcy e-podpisu. Najlepiej zrobić to osobiście. Listę punktów można sprawdzić na stronie internetowej konkretnego producenta, lub dzwoniąc na jego infolinię. Dokumenty można wysłać też pocztą. Nie obejdzie się jednak wówczas bez notarialnego potwierdzenia tożsamości i podpisu. Producenci oferują również odbiór dokumentów bezpośrednio od klienta.

Po uzyskaniu certyfikatu, co będzie trochę trwało, od możliwości korzystania z e-podpisu dzieli już tylko zarejestrowanie się na stronie internetowej producenta.

Samo stosowanie podpisu elektronicznego jest dużo prostsze niż jego uzyskanie. W aplikacji wystarczy wybrać dokumenty, które chce się w ten sposób sygnować, i kliknąć w polecenie „Podpisz”.

Zakładanie Profilu Zaufanego

Załatwienie szeregu spraw urzędowych przez Internet w serwisach administracji publicznej, umożliwia również drugie rozwiązanie, czyli Profil Zaufany. Można go założyć, wykorzystując certyfikat kwalifikowany. Jego posiadacz musi jedynie wejść na stronę Profilu Zaufanego (https://www.pz.gov.pl/), kliknąć polecenie „Zarejestruj się” i wybrać opcję „Chcę logować się certyfikatem kwalifikowanym”.

Jednak Profil Zaufany może założyć każdy, również osoby nieposiadające takiego certyfikatu.

Można to zrobić na tej samej stronie Profilu Zaufanego czy też stronie ePUAP (http://www.epuap.gov.pl). Niezbędnym krokiem w procesie zakładania Profilu Zaufanego będzie potwierdzenie danych w jednym z wielu punktów, które znajdują się w całej Polsce. Ich listę można znaleźć tutaj (https://pz.gov.pl/pz/confirmationPointAddressesList).

Profil Zaufany można stworzyć również za pośrednictwem systemu bankowości internetowej, o ile tylko dany bank oferuje taką usługę. Wystarczy wówczas po zalogowaniu się do systemu wypełnić odpowiedni formularz, potwierdzić operację bankowym kodem i gotowe.

Katalog spraw, które można załatwić przez Internet

Można przystąpić do załatwienia konkretnych spraw urzędowych. Ich katalog jest szeroki, od składania i sprawdzania dokumentów w ZUS czy urzędzie skarbowym, poprzez złożenie podania o poświadczenie niezalegania z podatkami, czy wydanie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego, po wnioskowanie o różnego rodzaju zasiłki czy świadczenia. Listę wszystkich spraw można znaleźć na tej stronie (https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw).

Gwarantem bezpieczeństwa Profilu Zaufanego jest system ePUAP, a jego działanie opiera się, tak samo jak w przypadku bezpiecznego e-podpisu, na technologiach kryptograficznych. Wysłanie każdego e-dokumentu musimy natomiast potwierdzić kodem autoryzacyjnym.

Wybór pomiędzy e-podpisem a Profilem Zaufanym

Profil Zaufany jest usługą bezpłatną, w przeciwieństwie do bezpiecznego e-podpisu. Do korzystania z tego ostatniego potrzeba odpowiedniego sprzętu, a w przypadku Profilu Zaufanego wystarczy komputer z dostępem do Internetu. Ponadto założenie Profilu Zaufanego zajmuje mniej czasu, a na uruchomienie e-podpisu trzeba trochę poczekać. Niemniej ten ostatni oferuje szereg możliwości, których Profil Zaufany nie ma, jak chociażby zawieranie umów z firmami czy osobami fizycznymi.

Wybór pomiędzy tymi metodami potwierdzającymi naszą tożsamość na odległość, powinien zależeć od tego, do czego takiego rozwiązania potrzebujemy. W niektórych przypadkach warto będzie zainwestować w e-podpis, np. gdy ktoś prowadzi działalność gospodarczą i często zawiera umowy z kontrahentami. Gdy zaś zależy nam głównie na łatwiejszym kontakcie z administracją publiczną, wystarczyć może Profil Zaufany.

Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby – jeśli tylko tego potrzebujemy – zdecydować się na obydwa rozwiązania.